OPTA DATA GRUPPE: »DIE VORTEILE EINER ZUSAMMENARBEIT LIEGEN AUF DER HAND«

Vielen vor allem als Dienstleister für Abrechnungen mit den Kostenträgern bekannt, bietet die opta data Gruppe Hörakustikbetrieben noch vieles mehr. Im Zentrum stehen dabei unter anderem Lösungen, die Administratives vereinfachen und beschleunigen. Wie man sich das vorstellen kann und was das Essener Familienunternehmen außerdem an Unterstützung bietet, darüber sprachen wir mit Geschäftsführer Mark Steinbach und Mathias Felst, Leiter Markt bei der opta data Tochter ipn.

Herr Steinbach, Herr Felst, in der Hörakustik kennt man die opta data Gruppe vor allem als Abrechnungsdienstleister. Tatsächlich bieten Sie aber weit mehr. Wie gedenken Sie, die Bandbreite Ihres Leistungsportfolios in der Hörbranche bekannter zu machen?

Steinbach: Wie wir gesehen werden, ist von Branche zu Branche unterschiedlich. Es gibt auch Branchen, in denen wir primär als ERP-Softwareanbieter gelten. Generell ist unser Anspruch aber der, dass uns unsere Kunden als Lebensbegleiter ihres Betriebes sehen, und zwar unabhängig von der Phase, in der sich ihr Betrieb befindet. Die Tiefe der Dienstleistungen, die man von uns in Anspruch nimmt, kann dabei von eher niedrig bis hin zur Full-Service-Dienstleistung variieren. Zudem schauen wir, dass wir das für unsere Kunden so flexibel wie nur möglich gestalten können. Intern sprechen wir hier vom Lautstärkeregler-Prinzip. Je nach Bedarf des entsprechenden Betriebes und der Begebenheit kann man den Lautstärkeregler aufdrehen oder niedriger stellen. Das heißt: Wenn der Bedarf nicht mehr so vorhanden ist, lässt sich die Dienstleistungstiefe sofort wieder reduzieren. Jeder Kunde kann so seine Zusammenarbeit mit uns flexibel und individuell gestalten. Für diese Image-Wahrnehmung unternehmen wir enorme Anstrengungen in der Kommunikation und haben zudem viele Marktexperten in unserer Unternehmensgruppe sowie ein gutes Netzwerk. Wir wollen nicht nur für unsere Kunden arbeiten, sondern auch vor allem mit unseren Kunden.

Was heißt das konkret? Was können Sie Hörakustikbetrieben anbieten? Und welche Vorteile für die Inhaberinnen und Inhaber können sich daraus ergeben?

Felst: Wie Sie eingangs sagten, kennen uns in der Hörakustik viele vor allem als Abrechnungsdienstleister. Nicht zuletzt dadurch, dass seit 2018 die ipn Software GmbH mit AkuWinOffice zu uns gehört und seit 2021 die ASEGO GmbH, können wir nun auch Lösungen im Bereich Branchensoftware anbieten. Nutzt man zum Beispiel ein ERP-System aus der opta data Gruppe, ergibt sich daraus der Vorteil, dass opta data daraus mehr macht als ein klassisches ERP-System.

Wie meinen Sie das?

Felst: Dadurch, dass unsere drei Unternehmensstränge Abrechnung, Software- und IT-Lösungen sowie Service nicht isoliert voneinander stehen, sondern auch miteinander verknüpft sind, würde sich für mich, sofern ich zum Beispiel Abrechnungskunde der opta data bin, der Vorteil ergeben, dass ich meine Abrechnung nicht nur auf dem Postweg zu opta data schicken kann, sondern auch über unsere sogenannte Connect Schnittstelle – also digital. Aktuell müssen zwar parallel noch die Verordnung und die dazugehörigen Unterlagen den Kostenträgern zur Verfügung gestellt werden. Aber auch hier gibt es Licht am Ende des Tunnels. Die Kostenträger befassen sich schon intensiv mit Digitalisierungsmöglichkeiten dieser Unterlagen – übrigens im engen Schulterschluss mit uns. Der erste Schritt, die Rechnungsdaten digital zu versenden und vor allem wieder digital in die Software zurückgespielt zu bekommen, ist hier bereits vollumfänglich umgesetzt. Konkret bedeutet das eine deutliche Zeitersparnis bei den buchhalterischen Prozessen, und die Abrechnungsqualität steigt dank IT-gestützter Vorprüfungen.

Steinbach: Wenn ich noch kurz ergänzen darf: opta data matcht mit Hilfe großer Scannerstraßen den analogen und den digitalen Posteingang und übermittelt alle Daten dann nach der Abrechnung per Schnittstelle in die Software und hinterlegt die gescannten Papierdokumente im Online-Kundencenter. Hier werden die Synergien zwischen der Software AkuWin von ipn und dem Abrechnungszentrum opta data sehr deutlich. Auch die ASEGO-Kunden können schon bald von diesem Zusammenspiel profitieren. Ein wichtiger Bestandteil unseres Vernetzungskonzepts ist unsere egeko-Plattform.

egeko-Plattform: Was ist das genau?

Felst: Unsere egeko-Plattform ist eine zentrale Datendrehscheibe und bildet somit relevante Prozesse rund um die Abrechnung digital ab. Viele unserer Kunden kennen sicher den elek-tronischen Kostenvoranschlag, der zum Beispiel als opta data KV über die egeko-Plattform abgewickelt wird. In der Ausbaustufe können unsere Kunden bald auch einen Versichertencheck durchführen, der zum Beispiel angibt, ob der zu versorgende Endkunde zuzahlungsbefreit ist oder nicht. Beide Lösungen bieten somit Verknüpfungen mit den Kostenträgern. Doch egeko bietet mehr: Auch die Bestellabwicklung mit Lieferanten kann über egeko gesteuert werden. Dabei sind alle bestehenden Marktprozesse wie etwa die Einbindung von Einkaufsgemeinschaften selbstverständlich berücksichtigt. Abschließend erfolgt dann, wie bereits oben schon erwähnt, der Abrechnungsprozess mit opta data über egeko connect. (s. Bild)

Steinbach: Für uns ist das ein logisch aufeinander aufgebauter Gesamtprozess: Versichertencheck, Genehmigungsverfahren, Bestellabwicklung, Abrechnung – auf einer Plattform, von einer Unternehmensgruppe, mit Lösungen aus einer Hand – alles digital.  Sieht man außerdem, dass mehr und mehr Industriefirmen digitale Prozesse nutzen und sich das auch von ihren Kunden wünschen, ist das ein großer Vorteil. Und auch hier entscheidet unser Kunde, welche Lösungen er nutzen möchte: das gesamte Programm oder beispielsweise nur das Genehmigungsverfahren oder den Abrechnungsprozess. Nach und nach werden diese Lösungen in AkuWinOffice und asego.net freigeschaltet.

Da Sie von drei Unternehmenssträngen der opta data Gruppe sprechen: Hat man als Kunde bei Ihnen dennoch nur einen Ansprechpartner?

Steinbach: Ja. Und ob der Kunde nun auf der Software- oder der Abrechnungsseite steht – damit hat man seinen Weg hinein in die opta data Gruppe. Je nach Thema kommt der Kunde dann allerdings schnellstmöglich mit dem richtigen Experten in Kontakt. Ein weiteres Beispiel für die Vorteile, die sich aus der Zusammenarbeit mit uns ergeben können, selbstverständlich unter Einhaltung aller Datenschutz relevanten Bestimmungen.

Das klingt, als würden sich auch in manchem Betrieb einige Gewohnheiten ändern müssen. 

Felst: Ich finde, wir haben eine sehr moderne Branche mit technologischen High-Tech-Produkten, bei der das Wohl des Hörgeräteträgers im Fokus steht. Daran soll sich auch nichts ändern, und mit unseren Lösungen wollen wir den Akustiker bestmöglich unterstützen, weiterhin genügend Freiräume zu ermöglichen, sich um sein Kerngeschäft zu kümmern. Digitalisierung soll da helfen, wo es wirklich sinnvoll ist. Es gibt aber auch genügend traditionelle Dinge, die gut laufen und an denen man festhalten sollte. Auch hier muss das jeder Betrieb für sich entscheiden. Wenn ein Unternehmen so breit aufgestellt ist wie die opta data Gruppe, ist die Kommunikation in die Märkte sicher eine Herausforderung. Da müssen wir unsere Kunden wirklich mitnehmen. Aber die Vorteile in einer Zusammenarbeit mit uns liegen auf der Hand. Und wir bringen immer die berufsgruppenübergreifende Erfahrung mit und bieten so die Möglichkeit, auch über den sogenannten Tellerrand zu blicken.

Steinbach: In der Hörakustik sind wir im ERP-Bereich erst seit fünf, sechs Jahren aktiv. Bei Sanitätshäusern sind wir da Marktführer, dazu kommen Medizintechnikbetriebe, ambulante Pflegedienste, der stationäre Bereich, Rettungsdienste, Krankentransportunternehmen. Daran kann man sehen, dass uns dieses Thema schon lange wichtig ist. Denn es ist doch klar: Wenn sich das Gesundheitswesen zunehmend digitalisiert, wird der Ausgangspunkt die ERP-Software sein. Und da ist es doch naheliegend, so viele Prozesse wie möglich aus der Software heraus anstoßen zu wollen. Wichtig ist uns dabei, dass wir alles offen gestalten, also mit offenen Schnittstellen arbeiten, die auch auf der Software von unseren Mitbewerbern laufen können. Wir binden da gern alle Marktteilnehmer an unsere Systeme an, denn nur so wird es am Ende für alle funktionieren können. In dem Zuge gibt es von uns auch schon online gestützte ERP-Lösungen, die man über einen Browser auf jedem Endgerät nutzen und jegliche Prozesse anstoßen kann – egal, ob es um Kostenvoranschläge geht, Bestellprozesse, die Telematikinfrastruktur oder Vertragsmanagement. Wir entwickeln unsere ERP-Systeme ständig weiter, passen sie an die Zeit an, wenn Sie so wollen. Ein Beispiel: Schon heute binden wir in der Gruppe erfolgreich verschiedene Gesundheitsberufe an die Telematikinfrastruktur an. Hier kann sich der Hörakustiker voll auf uns verlassen. Wenn es an der Zeit ist, sich zum Beispiel mit der Annahme von elektronischen Verordnungen zu befassen, wird die Umsetzung mit uns dank der oben beschriebenen Synergien easy sein. 

Und die Prozesse sind zumindest bei Ihren eigenen Lösungen alle aufeinander abgestimmt?

Felst: Ja, die harmonieren unwahrscheinlich gut miteinander. Wichtig ist uns aber, dass unsere Kunden unsere Lösungen und die damit verbundenen Vorteile verstehen und wir sie so auf die Reise in die Zukunftssicherheit mitnehmen können. Wir bieten eine ausführliche Beratung durch Kundenberater, die sich im Markt auskennen – und wir beraten auf Prozessebene und aus Sicht der Hörakustiker. Die können dann wiederum entscheiden, wie tief die Dienstleistung von uns bei ihnen gehen soll. Unsere Vision ist es hier, nicht nur die beste Technologie anbieten zu wollen. Die ist im Grunde ja schon Voraussetzung. Sondern wir wollen auch die besten Inhalte anbieten. Sehr gut sind beispielsweise die von Bernhard Kötte durchgeführten Expertenforen, die sich speziell mit Herausforderungen der Zukunft beschäftigen und den damit einhergehenden Lösungen.

Neben all dem können Sie Ihre Kunden außerdem im Bereich Marketing unterstützen. Was halten Sie hier bereit?

Felst: Neben den Bereichen Abrechnung, Finanz- und IT-Lösungen bieten wir über unseren Service-Bereich noch einiges mehr. Aktuell haben wir zum Beispiel eine App entwickelt, die Hörakustikbetriebe ihren Kunden anbieten können. Dazu kommen Themen wie die Online-Terminvereinbarung oder ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem. Hier hat man bei uns die Wahl zwischen Standard- oder Premiumprodukten. 

Steinbach: Was wir außerdem erfolgreich in der Hörakustik einsetzen, ist unser Telefonmarketing-Service. In der opta data dialog haben wir Kollegen, die sich mit der entsprechenden Berufsgruppe auskennen. Hat man in seinem Betrieb zum Beispiel 50 Kontakte zu Kunden, bei denen eine Nachversorgung ansteht, könnte man uns beauftragen, diese Kunden anzurufen. Hierbei könnte wiederum auch die Online-Terminvereinbarung zum Tragen kommen. Die Selektionen und die Adressen stellt die Software zur Verfügung, es würde also alles ineinandergreifen und aus unseren Softwareprodukten gesteuert. Hierzu haben wir in den Softwares eine eigens dafür geschaffene Callcenterlizenz entwickelt.

Felst: Eine tolle Unterstützung im Marketing bietet auch unser Digital-Signage-System odWeb.tv, über das der Hörakustiker Infotainment in seinem Geschäft anbieten kann, im Wartebereich wie im Schaufenster oder im Anpassraum. Akustikbetriebe könnten darüber ihr eigenes Haus-TV zeigen. Für die Inhalte arbeiten wir unsererseits mit branchenspezifischen Content-Partnern aus der Industrie sowie Nachrichtensendern, der dpa oder Sky Sport zusammen. Als neuen Service bieten wir außerdem beispielsweise Tools für die Abfrage der Kundenzufriedenheit an. Die Ergebnisse können dann auch wieder in die Software einfließen. Daran arbeiten wir gerade mit ipn. 

Steinbach: Die Inhalte von odWeb.tv kann man dann nicht nur im Hause nutzen, sondern zum Beispiel mit Hilfe der odWeb.tv-Steuerung auch auf der Homepage oder in den Sozialen Medien verbreiten. So kann auch ein kleineres Geschäft seinen Kunden ohne großen Aufwand signalisieren: Wir bieten eine Top-Versorgung an! 

Die App, von der Sie eben sprachen: Wie können wir uns die vorstellen? Was kann die?

Felst: Wie gesagt, kann die ein Akustikbetrieb seinen Kunden anbieten. In erster Linie ist die als Tool zur Kundenbindung und -entwicklung gedacht. Ein großer Vorteil ist sicher, dass ein Großteil der Kommunikation zwischen Hörakustiker und Endkunde inklusive dem Terminmanagement über die App erfolgen kann. Zudem werden sämtliche Informationen zum Hörsystem oder zum Hörverlust transparent gemacht. Die App kann zudem als digitale Bonus- oder Kundenkarte genutzt werden. Im Weiteren sind Beispiele zu Hörtrainings oder Erklärvideos angedacht. Filialisten und Einkaufsgemeinschaften könnten über die App auch alle ihre Standorte sichtbar machen. Und wir bekommen täglich auch von Seiten der Akustiker neue Ideen. 

Ließe sich die App auch auf das Look and Feel eines Betriebes individualisieren?

Felst: Wir werden zwei Varianten der App anbieten. Die Standard-Version wird im App-Store unter einem neutralen Namen stehen. Würde man sie starten, würde auf dem Startbildschirm der Name des entsprechenden Betriebes stehen. Look and Feel ließen sich hier in vorgegebenen Varianten anpassen. Die zweite Variante hingegen wäre eine individuelle App, die in Ihrem Fall unter dem Namen Hörakustik Kraus im App-Store stehen würde, mit Ihrem Logo und allem Drum und Dran. 

Herr Steinbach, Sie hatten bereits die Telematikinfrastruktur erwähnt. Können Sie bitte zusammenfassen, was da eigentlich auf die Hörakustikbetriebe zukommt und wie Sie bei der Anbindung unterstützen können?

Steinbach: Um mich als Akustiker und Akustikbetrieb authentifizieren zu können, braucht es zunächst ein Authentifizierungsverfahren. Das wird über den Heilberufsausweis und eine so genannte Institutionskarte laufen, die es für Akustiker allerdings noch nicht gibt. Zudem gibt es für das Authentifizierungsverfahren bisher keinen abgestimmten Prozess. Wie der aussehen könnte, dafür haben wir bereits viele Ideen. Aber das Thema ist eben auch sehr politisch und auch juristisch. Jedoch wollen wir dazu beitragen, dass Akustiker diesen Authentifizierungsprozess bekommen können. 

Und der zweite Schritt?

Steinbach: Der nächste Schritt ist die Frage, wie die Anbindung erfolgen kann. Aktuell arbeitet man noch mit Hardware-Konnektoren, die aussehen wie eine Fritzbox. Persönlich gehe ich aber davon aus, dass die Akustiker, wenn es so weit ist, keine Hardware für die Anbindung benötigen, sondern mit sogenannten Rechenzentrumskonnektoren arbeiten werden. Das wird also komplett virtuell. Da sind wir auch schon an der Entwicklung dran. Das heißt, wir werden sicherstellen können, dass Akustikbetriebe die Anbindung bekommen werden. Diese Dienstleistung werden wir separat anbieten, man muss dafür also vorher kein Kunde von uns gewesen sein. Den gesamten Support und die Weiterentwicklung werden wir ebenfalls sicherstellen. Man kann sich dafür übrigens schon heute bei uns registrieren und sich so auf dem Laufenden halten lassen. Der dritte Schritt dreht sich schließlich um den Nutzen. Wir wollen ja nicht nur eine Anbindung darstellen, sondern wir wollen schauen, dass die Betriebe mit der Anbindung sofort einen Nutzen davon haben. Zumal, wenn die Akustiker sich anschließen können, Themen wie die elektronische Verordnung und die elektronische Patientenakte schon weit vorangetrieben sein werden. Aber wir werden noch eine Menge weitere Dienstleistungen in die Telematikinfrastruktur hineinbringen können. Daran arbeiten wir bereits. So wird es zum Beispiel eine Anbindung an die Kommunikationsschnittstelle geben. Wie oben schon gesagt: Für unsere Kunden dürfte hierbei außerdem entscheidend sein, dass sie selbst mit ihrer Anbindung nichts weiter zu tun haben werden. Wir werden auch hier den kompletten Prozess anbieten, inklusive gutem Service. 

Herr Steinbach, Herr Felst, haben Sie vielen Dank für das Gespräch.