PROZESSBESCHLEUNIGER: DIE DIGITALE ABRECHNUNG ÜBER DIE CONNECT-SCHNITTSTELLE

Von Dennis Kraus

Mit der Einführung der connect-Schnittstelle geht die ipn Software GmbH aus Husum den wohl weitestgehenden Schritt in Richtung elektronischer Abrechnung. Wir haben uns die Schnittstelle von Alexander Gehrking und Mathias Felst vom Team Markt erklären lassen.

Bequem vorlesen lassen:

Herr Gehrking, die ipn Software GmbH steht kurz vor dem Launch ihrer connect-Schnittstelle. Worum geht es da?

Gehrking: Es geht um die elektronische Abrechnung, kurz eAbrechnung. Seit die ipn Teil der opta data Gruppe ist, steht ja die Frage im Raum, ob unsere Kunden nun auch direkt und digital aus unserer Branchensoftwarelösung AkuWinOffice mit opta data abrechnen können. Und ab sofort ist das auch möglich: die sogenannte connect-Schnittstelle ermöglicht, dass sich die Abrechnung mit der opta data Finance nun auch digital durchführen lässt. In einem Gemeinschaftsprojekt mit der opta data Finance haben wir zur Umsetzung dieser Lösung einen wirklich sehr smarten Prozess entwickelt.

Um keine falsche Hoffnung aufkommen zu lassen: Die Kostenträger bestehen am Ende aber schon noch weiter auf die Abrechnung auf Papier, oder?

Gehrking: Die Abrechnung muss am Ende immer noch auf Papier verschickt werden, ja. Im ersten Moment klingt das dann vielleicht auch etwas komisch, weil man meinen könnte, dass man mit der connect-Schnittstelle nichts gewonnen hätte. Aber das ist so nicht richtig. Man gewinnt nämlich einen sehr schnellen Kommunikationsweg in beide Richtungen, so dass man nun auch einen digitalen Rückfluss von Daten erhält, die man sonst noch per Hand hätte eingeben müssen – jedenfalls, sofern man mit einem Dienstleister abrechnet. Außerdem verbessert sich durch eingebaute Vorprüfungen die Abrechnungsqualität, man bekommt also von Anfang an weniger Rückläufer. Zum Thema Papierversand: Hier ist seitens der Kostenträger inzwischen einiges im Fluss. Und vielleicht wird schon im nächsten Jahr dem Leistungserbringer die Arbeit an dieser Stelle weiter erleichtert. Die opta data Gruppe ist bei diesen Prozessen stets eng in Abstimmung mit den Kostenträgern und wir informieren natürlich, wenn die ersten Papierberge abgebaut werden können. Wir bezeichnen die Abrechnung über connect daher auch als Vorstufe zur volldigitalen Abrechnung.

Fassen Sie uns dann doch bitte mal die Vorteile zusammen.

Gehrking: Bisher sah die Abrechnung einer Verordnung in unserem Fall folgendermaßen aus: Man druckt aus AkuWinOffice die Rechnung sowie sämtliche weiteren Unterlagen für die Krankenkasse aus, legt die Verordnung dazu und erstellt, sofern man mit der opta data Finance abrechnet, einen Zettel für das entsprechende Paket. All das schickt man wiederum zur opta data. Die packen alles aus, scannen das ein und machen die elektronische Abrechnung, um anschließend mit dem Kostenträger abzurechnen. Worauf ich hinauswill: Man schickt eine Menge Papier zu opta data und bekommt dafür auch Papier zurück. Ist dann alles beglichen, tippt man das in AkuWinOffice ein und ist auf dem aktuellen Stand.

Und jetzt?

Gehrking: Jetzt kommt die connect-Schnittstelle ins Spiel. Dank der überträgt AkuWin bereits beim Erstellen der Rechnung Daten an opta data, die automatisch auf ihre Plausibilität geprüft werden. Hat man etwas vergessen, bekommt man direkt Rückmeldung und kann den Fehler beheben, solange man noch im Thema steckt. Das geschieht durch den digitalen Rückweg, den man über die connect-Schnittstelle erhält. Dadurch kann man nicht nur viel Zeit einsparen, auch der Prozess selbst wird wesentlich runder. Zusammengefasst führt die Abrechnung über die connect-Schnittstelle zu einer Prozessbeschleunigung, zu Zeit- und Kostenersparnissen, minimiert Papier und verhindert sogar überflüssige Rückläufer.

Felst: Mit Blick auf connect sprechen wir nicht mehr vom klassischen Outsourcing der Abrechnung, wie man es vom aktuellen classic-Tarif her kennt. Wir bleiben nun mit den Prozessen in der Software, mit der ohnehin gearbeitet wird. Darin sehe ich einen gravierenden Unterschied. Viele Akustiker verbinden opta data ja mit dem Outsourcing des Abrechnens. Aber das war gestern. Heute tauchen wir in die Prozesse der Leistungserbringer ein, um diese effizienter zu gestalten. Das ist ohnehin die Philosophie der opta data Gruppe.

Und im Zentrum all dessen soll die ERP-Software stehen?

Felst: Ja, die soll die Akustiker durch ihren Alltag begleiten. Jeder Prozess muss logisch sein, so dass er zu einem Automatismus wird. Man drückt einen Knopf, und es läuft. Ich will jetzt nicht gleich von einer digitalen Schaltzentrale sprechen aber eine gute Branchensoftware sollte (digitale) Prozesslandschaften entwickeln und abbilden, die unsere Kunden perfekt durch den Geschäftsalltag führen.

An dem Prozess des Rechnung-Erstellens selbst ändert sich mit der Einführung von connect nichts?

Gehrking: Nein. Man schreibt weiter in AkuWinOffice seine Rechnung, die man abrechnen (lassen) möchte. Auch, wenn man selbst abrechnet und die dakota-Schnittstelle nutzt – der Workflow bleibt derselbe. Der große Unterschied ist, das jetzt automatisch geprüft wird, ob die eingegebenen Daten vollständig sind. Hat man alles eingegeben, könnte man die Rechnung auch schon übertragen. Man könnte die Rechnung also direkt wegschicken oder auch erst mal online platzieren, um so zum Beispiel den Monat über seine Rechnungen zu sammeln und dann erst zu versenden. Auch den maschinell lesbaren Beleg für die opta data, auf dem alles aufgeführt ist, was für den Vorgang notwendig ist, erhält man so direkt aus AkuWinOffice.

Bis dahin müsste ich auch noch nichts ausgedruckt haben, oder?

Gehrking: Nein, drucken können Sie all das ab dem Moment, in dem Sie es brauchen. Bis hierher müssten sie das aber nicht. Weil man am Ende aber doch noch alles auf Papier abgeben muss, kann man das über die opta-data-Abrechnung in AkuWin bei Versand direkt tun. Zudem sehen Sie in AkuWinOffice auch die Rechnungen, die noch offen bzw. noch nicht bei der opta data angekommen sind. Somit haben Sie die perfekte Übersicht über Ihren Abrechnungsprozess.

Werde ich auf diesem Weg auch über den Bearbeitungsstatus meiner Abrechnungen informiert?

Gehrking: Ja, den Status kann man permanent einsehen. Und für den Fall, dass sich im Hintergrund etwas geändert hat, würde einen die Software informieren, so dass man den entsprechenden Fall in AkuWinOffice gleich nachbearbeiten kann. Zudem bekomme ich Bescheid, wenn die Überweisung von der opta data eingeht. Da ist dann alles aufgeschlüsselt. Ist schließlich Geld auf dem Konto eingegangen, kann ich in der Software genau sehen, welche Fälle abgerechnet wurden und welche nicht. So lassen sich offene Posten in der Software ebenfalls schnell erledigen, was wieder eine Menge Arbeit erspart, weil ich nicht mehr alles zusammensuchen muss.

Und wenn ich nun AkuWinOffice-User bin, aber nicht über die opta data Gruppe abrechne? Was würde das für mich bedeuten?

Gehrking: Die connect-Schnittstelle ist eine Verbindung aus AkuWinOffice zur opta data. Zielgruppe sind daher unsere Kunden, die mit der opta data Finance ihre Abrechnung durchführen. Für Selbstabrechner ändert sich nichts. Diese nutzen weiterhin Dakota für den elektronischen Versand. Die Entscheidung, wie man abrechnet, liegt natürlich weiter bei einem selbst. Der Vorteil in der Zusammenarbeit mit opta data Finance ist jedoch, dass die opta data Finance nicht nur die Abrechnungsprozesse unterstützt, sondern auch mit flexiblen Lösungen die Finanzprozesse.

Und was ist, wenn ich ein anderes ERP-System nutze? Bleibt mir Ihre Lösung dann verwehrt?

Felst: Die opta data Gruppe arbeitet grundsätzlich mit offenen Schnittstellenkonzepten, so dass jeder Abrechnungskunde die Möglichkeit hat, zukünftig den connect-Tarif zu nutzen. Akustiker, die nicht mit AkuWinOffice arbeiten, sollten sich dementsprechend an die opta data Finance wenden. Was ich sicher schon sagen kann: Demnächst wird die connect-Schnittstelle auch in asego.net vorhanden sein, natürlich angepasst auf den Workflow, den man mit asego.net hat. Die Asego GmbH ist ja analog zur ipn Software GmbH ebenso ein Unternehmen der opta data Gruppe.

Wenn ich die connect-Schnittstelle künftig nutzen möchte, wie wird mich die ipn Software GmbH dabei unterstützen bzw. in das Thema einführen?

Gehrking: Alle Abrechnungskunden der opta data Finance haben aktuell den sogenannten classic-Tarif. Zur Nutzung der connect-Schnittstelle ist eine Umstellung des Tarifs auf den connect-Tarif notwendig. Bevor es los geht, bieten wir unseren Kunden zunächst regelmäßig stattfindende Webinare an, in dem wir zeigen, welche Vorbereitungen sie für die Arbeit mit der connect-Schnittstelle treffen sollten. Viel kommt da aber nicht auf einen zu. Es gibt Zugangsdaten, die der Kunde wiederum in AkuWinOffice hinterlegt und dann kann es schon losgehen. Das ist ein wirklich sehr einfacher und schlanker Prozess. Um die Einführung in die Arbeit mit der connect-Schnittstelle darüber hinaus immer abrufbar zu haben, werden wir bei uns auf der Website außerdem ein Videotraining anbieten, so wie wir das auch für andere Themen tun. Ist man bereits Nutzer von AkuWinOffice ist es allerdings nur ein geringer Aufwand, connect zu nutzen.

Wo lagen bei der Entwicklung die Herausforderungen? Sie hatten eingangs gesagt, dass das Projekt bei Ihnen erst mal wachsen musste …

Gehrking: Bei einer Software passiert das Beste immer dann, wenn man sich ein gutes Konzept überlegt hat. Und da haben wir mit unserem Entwickler jemanden mit langjähriger Erfahrung. Der hat im Vorfeld alles genau hinterfragt und sich genau überlegt, was wie geschehen muss, um das in die Software integrieren zu können. Innerhalb der Gruppe wurde die ipn Software GmbH übrigens sehr gelobt, eine smarte Integration der Schnittstelle geschaffen zu haben. Die connect-Schnittstelle selbst ist bei der opta data Finance für einige andere Berufsfelder wie z.B. für Sanitätshäuser oder Schuhtechniker ja bereits im Einsatz.

Sie haben bisher nur von der Abrechnung mit den GKVen gesprochen. Welche Erweiterungen sind mit den kommenden Updates geplant?

Felst: Jetzt zum Kongress wird die connect Version 1 ausgeliefert. Jedoch wird es recht schnell eine Anpassung geben, mit der Akustiker auch die Privatliquidation über connect einreichen können. Und dazu gehört dann zum Beispiel auch die Zuzahlung oder die komplette Abrechnung des Privatanteils. Hierfür müsste man dann sogar tatsächlich kein zusätzliches Papier mehr verschicken, womit die Prozesserleichterung noch größer wäre.

Noch eine finale Frage. Da Sie Asego bereits erwähnten: Ist damit zu rechnen, dass sich Asego und ipn aufgrund ihrer Zugehörigkeit zur opta data Gruppe weiter annähern werden?

Felst: Dass Asego und ipn ihre Kräfte bündeln und sich annähern werden, liegt auf der Hand. Alles, was z.B. neu kommen wird, werden beide Unternehmen gemeinsam voranbringen, und natürlich wird das dann auch für die Produkte beider Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben Themen wie elektronische Abrechnung haben wir auch spannende Themen wie Telematikinfrastruktur, die gesamte opta data egeko-Welt sowie viele weitere Themen vor der Brust. Hier profitieren unsere Kunden von der gesamten Stärke und dem Know-how der opta data Gruppe. Mit unseren innovativen Lösungen und Produkten wollen wir unseren Kunden einerseits Prozessvereinfachungen liefern aber vor allem auch Zukunftssicherheit. Das gilt für die Kunden der ipn Software GmbH genauso wie für die Kunden der Asego GmbH.

Herr Gehrking, Herr Felst, haben Sie vielen Dank für das Gespräch.

Herr Fink, als Sie erstmals davon hörten, dass es eine Möglichkeit geben wird, die Abrechnung weitestgehend digital machen zu können – hat man da bei Ihnen offene Türen eingerannt?

Fink: Auf alle Fälle. Ich würde von mir ja behaupten, dass ich ohnehin sehr digital aufgestellt bin. Die händische Abrechnung lag mir da immer ein wenig auf dem Magen. Dazu kommt, dass auch der Steuerberater händisch erstellte Excel-Tabellen braucht. Das fand ich alles schon ziemlich nervig. Nun die Möglichkeit zu haben, alles direkt in der Software machen zu können, ist genial. Ich kann sogar noch im Nachhinein auf zig Quartale zugreifen. Das macht es alles wesentlich angenehmer.

Welche Vorteile haben sich bisher für Sie aus der Nutzung der connect-Schnittstelle ergeben?

Fink: Das Einreichen ist sehr viel angenehmer, allein schon, weil ich die Abrechnungsfälle nicht mehr händisch eingeben und mir dabei Dinge merken muss. Vorher musste ich noch eine Vorankündigung absenden, nun wird alles gesammelt, zusammengefasst – und schon kann ich alles mit einem Mausklick versenden. Ist dann das Geld gekommen, kann ich mit wirklich nur einen Klick sämtliche offenen Posten ausgleichen.

Können Sie ungefähr umreißen wieviel Zeit sie dank der connect-Schnittstelle sparen?

Fink: Weil ich schon vorher so gut organisiert war, kann ich das schwer einschätzen. Das Abschicken der Papierstapel an opta data habe ich manchmal jedenfalls auch vor mir hergeschoben, weil ich dafür ja die Excel-Tabellen erstellen musste. Jetzt drücke ich auf Versenden – und fertig. Vorher brauchte das Einloggen und Zusammenschreiben schon mal eine halbe Stunde. Jetzt passiert das aber alles auf einer Oberfläche, nämlich auf AkuWinOffice. Das macht es schon angenehmer. Und was mich auch immer etwas genervt hat ist, dass ich mich, wenn ich zig Portale habe, immer wieder einloggen musste. Nun habe ich alles auf einmal da, und gut ist.

Die ipn Software GmbH hat bereits ein Update der connect-Schnittstelle in Aussicht gestellt. Welche Weiterentwicklungen würden Sie sich noch wünschen?

Fink: Derzeit kommt der Beleg immer noch per Post. Der lässt sich bisher also nicht downloaden. Wenn der ebenso gesammelt über connect in AkuWinOffice gehen könnte, wäre das dann wirklich alles rund. Und ganz allgemein wäre die komplette digitale Abrechnung ein Traum. Allerdings sind da weder opta data noch AkuWinOffice die limitierenden Faktoren, so dass wir mit der Vereinfachung wohl erst mal am Limit sind. Noch einfacher kann ich mir das jedenfalls nicht vorstellen, es ist akustiker- und idiotensicher (lacht).

Herr Fink, haben Sie vielen Dank für das Gespräch.