Gastbeitrag: Dr. Florian Ross über eine der kostbarsten Ressourcen im beruflichen Alltag: Zeit

Zeit ist bereits jetzt eine der kostbarsten Ressourcen in unserem beruflichen Alltag. Ein Arbeitstag ist schnell verplant und allzu oft stellt man am Ende einer Arbeitswoche fest, dass eigentlich geplante Tätigkeiten aufgrund Zeitmangels nicht bearbeitet werden konnten. Dies führt zur Frustration und Demotivation. Obwohl die Gründe hierfür sicherlich vielfältig sind, ist es wahrscheinlich, dass die eigenen Zeitressourcen aufgrund der zunehmenden Komplexität und des steigenden Tempos im Unternehmensumfeld weiter eingeschränkt werden. Das Ziel dieses Artikels ist daher, die Lesenden für ein bewusstes Zeitmanagement zu sensibilisieren, sowie ein paar erste und schnell umzusetzende Methodiken zur Optimierung anzubieten.

Die eigene Zeit sinnvoll und effizient zu nutzen, ist in vielen Lebensbereichen eine der größten Herausforderungen. Deadlines, Projekte, immer wieder neu hinzukommende Aufgaben mit verschiedenen Prioritäten führen dazu, dass man schnell Gefahr läuft, sich zwar dringenden, aber bedingt wichtigen Aufgaben zu widmen. Dies endet damit, dass nicht selten langfristige strategische Ziele vernachlässigt werden, da eine Belohnung / Bestrafung bei Erreichung bzw. Nichterreichung erst spät in der Zukunft stattfindet. Ein gutes Zeitmanagement hilft daher, einen klaren Überblick über die anstehenden Aufgaben zu schaffen und sich gezielt auf die zu konzentrieren, die persönlich oder beruflich den größten Mehrwert generieren. 

Zeitfresser und Störfaktoren identifizieren

Bevor Optimierungen im Zeitmanagement angegangen werden können, ist es wichtig, sich erstmals mit Zeitfressern und Störfaktoren auseinanderzusetzen und ein Bewusstsein darüber zu entwickeln. Erwähnenswert ist hier, dass es Zeitfresser gibt, die als subjektiv positiv wahrgenommen werden. Hierzu zählen Aspekte wie die Nutzung des Smartphones oder private Gespräche mit Kollegen. Die in Studien am stärksten negativ genannten Zeitfresser sind unklare Zielsetzungen und Prioritäten, persönliche Desorganisation, telefonische Unterbrechungen und unangemeldete Besucher, sowie diverse Ablenkungen aller Art. Der erste Schritt im Kontext des Zeitmanagements sollte also sein, die persönlichen Zeitfresser und Störfaktoren zu identifizieren. Dies sollte bewusst und schriftlich im Rahmen einer Zeitaufzeichnung realisiert werden. Hierbei notiert man über einen bestimmten Zeitraum hinweg, welche Tätigkeiten wie viel Zeit in Anspruch genommen haben, um sich einen Überblick zu verschaffen und Störfaktoren streichen zu können

Ziele definieren

Ziele spielen im Kontext von Zeitmanagement eine zentrale Rolle, auch wenn dies auf den ersten Blick nicht direkt ersichtlich ist. Zunächst ist es daher von Nöten, Ziele in Bezug auf die Zeit aufzuteilen (siehe Abb.1).

So banal Abbildung 1 erscheint, so wichtig ist sie jedoch in der Interpretation. Hieraus ergibt sich, dass aus der langfristig und grob beschriebenen Vision, der Sinn unseres Lebens in die Gegenwart abgeleitet werden kann und dieser dann auch in unseren mittel- und kurzfristigen Handlungen Einzug findet. Dies hat einen starken motivationalen und willensstärkenden Einfluss auf aktuelle Anstrengungen, da wir diese stets mit einer (Lebens-) Vision in Verbindung bringen. Von zentraler Bedeutung ist die korrekte Formulierung von Zielen. Hierfür eignen sich mehrere Ansätze, die SMART Methodik ist die wohl bedeutendste für die Anwendung in der Praxis. SMART steht für: 

S – Spezifisch: Das gesetzte Ziel soll konkret und eindeutig formuliert werden. Es soll also sichergestellt werden, dass es konkret um ihr Projekt, bzw. ihr Ziel geht und nicht um ein allgemeingültiges. Diese Formulierung gilt es nicht nur mündlich, sondern unbedingt schriftlich zu fixieren. 

M – Messbar: Um den Erfolg des Projektes, bzw. die Zielerreichung bewerten zu können, soll das Ziel in quantitativer und / oder qualitativer Hinsicht formuliert werden. 

A – Attraktiv: Ziele sollen motivierend wirken. Daher sollte das gesetzte Ziel nicht nur persönlich oder beruflich relevant, sondern auch anspruchsvoll und herausfordernd sein. Ist es das nicht, ist das Ziel nicht selten zu niedrig gesetzt.

R – Realistisch: Bei der Zielsetzung ist zu prüfen, ob dieses mit den vorhandenen Ressourcen realistisch zu erreichen ist. Kenntnisse über diese, sind daher elementar. 

T – Terminierbar: Für das Ziel soll stets ein konkreter Zeitpunkt festgelegt werden. Auch hier gilt es, mit klaren Daten, also beispielsweise dem 31.03., zu arbeiten und nicht mit »Ende März«. Ein fixiertes Datum schafft Verbindlichkeit und schließt Interpretationen dazu aus. Zudem ist es notwendig, ebenfalls klare Daten zu definieren, wann einzelne Meilensteine oder Prozessschritte erreicht werden sollen. 

Prioritäten setzen

Das Setzen von Prioritäten wird gerne als die »Königsklasse« des Zeitmanagements beschrieben, da dies nicht nur Verhaltensänderungen mit sich bringt, sondern dadurch ein hohes Optimierungspotential besteht. Durch ein Unternehmensumfeld, welches durch immer kürzere Innovationszyklen, Projektphasen und andere Faktoren geprägt ist, sehen sich Beschäftigte einer zunehmenden Anzahl an neuen Aufgaben ausgesetzt, die nicht selten auf To-Do Listen landen. In wenigen Fällen geschieht die Abarbeitung dieser strukturiert und organisiert. Für diese Organisation eignen sich ebenfalls eine Vielzahl an Methodiken. Im Hinblick auf den gesetzten Rahmen soll daher auf eine bekannte und leicht umzusetzende Variante eingegangen werden. Hierbei handelt es sich um die »Eisenhower Matrix«, welche die anfallenden Aufgaben in vier Segmente unterteilt. Abhängig von der Priorisierung, welche sich oftmals aus der Stellenbeschreibung, der Unternehmenskultur oder der Priorisierung des direkten Vorgesetzten ergibt, werden die To-Dos dementsprechend aufgeteilt. 

Aufgaben Priorität 1: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die nicht nur eine hohe Dringlichkeit, sondern auch eine hohe Wichtigkeit aufweisen. Die können beispielsweise aktuell auftretende Probleme sein, die umgehend gelöst werden müssen. Aufgaben dieser Art sollten sofort erledigt werden.

Aufgaben Priorität 2: Bei Aufgaben dieser Priorität handelt es sich um Tätigkeiten, die zwar ein umgehendes zeitliches Handeln erfordern, allerding eine geringe Wichtigkeit darstellen. Dieser Aufgabentypus sollte klassischerweise delegiert werden.

Aufgaben Priorität 3: Wenn Aufgaben durch ein hohes Maß an Wichtigkeit geprägt sind, aber keine Dringlichkeit aufweisen, ist es ratsam, diese zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Wichtig hierbei ist allerdings, dass die Priorität 3 Aufgaben nicht auf einer To-Do Liste bleiben, sondern fest im Kalender eingeplant werden. 

Verwerfen: Bei Aufgaben, die sich weder durch Wichtigkeit noch durch Dringlichkeit auszeichnen, ist die Aussortierung dieser angezeigt, da sie nur Zeit fressen, aber keinerlei Mehrwert bieten.

Fazit

Bei zunehmender Anzahl und Variation an Aufgaben ist es ratsam, sich mit verschiedenen Strategien und Methodiken des Zeitmanagements auseinanderzusetzen, um die Souveränität über die Zeit zu behalten. Diese Souveränität wirkt sich nicht nur auf die berufliche Tätigkeit aus, sondern hat auch positive Effekte auf das eigene Wohlbefinden und somit auch einen präventiven Charakter gegenüber Burn Out Erkrankungen.

Die im Artikel beschriebenen Punkte sind Teil des Trainingsprogramms »Zeit- und Selbstmanagement« von Dr. Florian Ross. Schulungsinhalte sind u. a. Delegation & Partizipation, Selbstmanagement, Besprechungsmanagement, sowie Belohnungsmanagement. Weitere Infos hierzu findet man unter www.florian-ross.de.