»Viel Support funktioniert nur mit einem guten Fundament«

Auf der opti stellte ich überraschenderweise fest, dass Sie ein Unternehmen sind, das schon seit vielen Jahren auch in der Akustik unterwegs ist. Wie kommt‘s?

Hirschfelder: Mein Vater Stefan hat das Geschäft viele Jahre mit enormer Energie aufgebaut und betrieben. Irgendwann verlagerten sich aber seine Prioritäten. Wir haben die Akustik zwar immer mitbetrieben, aber nie die Energie aufgebracht, uns da groß auszubreiten, den Markt aktiv zu bearbeiten oder laut über unsere Lösungen zu sprechen. Das ist im Kern der Auslöser für diese Wahrnehmung im Markt.

Um die Leser mitzunehmen: Wir reden hier über eine vollwertige ERP-Software, also über ein Warenwirtschaftssystem, mit dem es möglich ist, Hörgeräte zu bestellen, richtig?

Hirschfelder: Genau, wir reden hier über eine vollwertige Branchensoftware für Optiker, Hörakustiker sowie Juweliere, die sich in absolut nichts von den anderen am Markt befindlichen Systemen unterscheidet. Bis dato hatten wir schlicht kein echtes Marketing betrieben. Mit OPA 3 starten wir nun im Marketing und im Verkauf im Grunde komplett neu durch und das schließt jetzt auch die Hörakustik ein. Das Branchenwissen haben wir schließlich schon seit vielen Jahren im Haus, bauen das jetzt gezielt aus und freuen uns, den Anwendern das Ganze heute in einem völlig neuen Gewand zu präsentieren.

Sie sind ein kleines Familienunternehmen, das schon zu DOS-Zeiten gestartet ist …

Hirschfelder: Richtig, mein Vater hat den DOS-OPA damals größtenteils nachts im eigenen Optikgeschäft geschrieben, wenn die Kunden raus waren. Angefangen hatte er damit bereits während seiner Meisterschule. Mit seinem ersten Computer stellte er schnell fest, dass dieses Gerät im Geschäftsalltag extrem nützlich sein kann. Die Krankenkassenabrechnung, die damals viel mehr Aufwand erforderte, war absolut keine seiner Leidenschaften. Ihm ging es immer um die intelligente Optimierung von Prozessen durch den Computer. Er schaute sich auch Konkurrenzprodukte an und stellte fest, dass die für seine Abläufe nicht optimal passten. Also entschloss er sich, seine eigene Software zu bauen, setzte sie im eigenen Betrieb ein, und das fand im Markt rasch so großen Anklang, dass er daraufhin die Firma gründete.

Und so wuchs in den 90er-Jahren das Unternehmen kontinuierlich weiter.

Hirschfelder: Ja, in den 90-ern lief das Geschäft über klassische Zeitungsannoncen sehr gut. Aggressive Kaltakquise gab es bei uns nie; mein Vater war überzeugt, dass Kunden von sich aus den Weg zu uns finden müssen, wenn das Produkt überzeugt.

Wann erfolgte die erste Erneuerung der Software?

Hirschfelder: Mit der wachsenden Bedeutung von Windows setzten wir in den Nullerjahren OPA Next Generation auf. Die Devise war zu diesem Zeitpunkt: bloß keine alten Zöpfe abschneiden, damit unsere Bestandsanwender absolut nahtlos genauso weiterarbeiten können wie bisher. Um 2004 oder 2005 kamen dann die ersten Mischbetriebe auf uns zu und fragten gezielt nach einer integrierten Akustik-Lösung. So wuchs das Thema Akustik schleichend mit – allerdings stets im Stillen und ohne großen, aktiven Vertriebsapparat im Hintergrund.

Bis 2018, als Ihr Vater Sie vor die Wahl stellte: Entweder wir machen jetzt etwas komplett Neues oder wir wickeln den Betrieb ab. Kann man das so festhalten?

Hirschfelder: Das kann man so unterschreiben. Der Betrieb lief, und er kümmerte sich neben seinen Hobbys stets hervorragend um die Bestandskunden. Doch nach außen hin stagnierten jegliche Neuerungen. Die Software sah über die Jahre klassischer und betagter aus, wodurch wir bei Neuanwendern komplett die Bekanntheit verloren hatten. Es gab sogar den Punkt, an dem wir ernsthaft überlegten, die Messeauftritte gänzlich einzustellen. Da war Björn dann derjenige, der meinte, dass wir das keinesfalls tun dürfen, da sonst unser Image so massiv leiden würde, dass wir von der Bildfläche verschwunden wären. Also übernahm er kurzerhand die Messeplanung.

Ähnlich verhielt es sich wohl für die Akustik.

Hirschfelder: Ja, mein Vater fragte sich, ob für die wenigen Anwender am Schluss überhaupt noch der Aufwand lohnt. Björn setzte sich unermüdlich dafür ein, diesen Bereich für die Zukunft zu erhalten. Als mein Vater schließlich spürte, dass er die Firma aus eigener Kraft nicht mehr voranbringen kann, stellte er uns Kindern die Frage nach der Nachfolge. Ich kam als Wirtschaftsingenieur aus der Industrie, wo ich zuvor bereits Software für Prozessoptimierung mitentwickelt hatte. Nach einer kurzen Phase in Großkonzernen merkte ich jedoch schnell, wie sehr mir das Arbeiten in kleineren, greifbaren Strukturen liegt – und übernahm schließlich den Betrieb.

Mit der Übernahme 2018 fiel dann auch der Entschluss, OPA 3 komplett neu aufzusetzen?

Hirschfelder: Als ich mir die Lage Ende 2017 im Detail ansah, war mir schnell klar: Wenngleich die alte Software noch super effizient war, sie macht schlicht keinen Spaß mehr und verlangte dem Anwender viel zu viele auswendig gelernte Tastenkürzel ab. Das ist für absolute Neulinge nicht mehr zeitgemäß. Mein Vater kalkulierte damals noch mit einer Bestandsdauer von 15 Jahren, da Kunden nun mal Gewohnheitstiere sind und Mitarbeiter nach und nach in Rente gehen. Aus seiner Sicht war das durchaus nachvollziehbar – aber für mich als damals 30-Jährigen natürlich überhaupt keine Perspektive, mit 45 Jahren plötzlich auf Jobsuche gehen zu müssen. Also traf ich die Entscheidung: Wir entwickeln eine völlig neue Software auf der grünen Wiese, absolut frei von sämtlichen Altlasten. Heute stehen wir mit OPA 3 extrem stark da, auch, da unser Team in der Entwicklung von anfangs drei auf inzwischen dreizehn angewachsen ist.

Einen langjährigen Anwender auf eine neue Software umzustellen, ist ein Mammutprojekt. Wie wollen Sie das angehen?

Bockelmann: Das ist natürlich anspruchsvoll, da man sämtliche tief eingespielten Abläufe im Betrieb komplett neu denken und umstellen muss. Neugründer hingegen bauen ihre Prozesse von Tag eins direkt mit unserer Software auf und geben uns dabei extrem schnelles, ungefiltertes Feedback, ohne dass man an alten Zöpfen festhängt. Im engen Dreieck mit Jochen und unserem Entwickler Stephan »Ecki« Ecken hinterfragen wir dabei konsequent, warum wir bestimmte Dinge eigentlich auf eine bestimmte Art tun. Wir setzen nicht mehr einfach blind das um, was der Kunde im ersten Moment fordert, sondern analysieren akribisch, was er für seine echten Workflows im Laden wirklich braucht.

Wie sieht das konkret bei den spezifischen Schnittstellen in der Hörakustik aus?

Bockelmann: Die mit Abstand wichtigste Schnittstelle ist zweifellos der HighData-Katalog. Selbstverständlich verfügen wir darüber hinaus über die gängige NOAH-Anbindung sowie den reibungslosen Export von Audiometriedaten für die Hörgeräteanpassung. Den direkten Datenaustausch mit Herstellern wie Phonak bauen wir kontinuierlich aus. Ob es um die Otoplastik-Bestellung beim Labor oder die direkte Hörgerätebestellung geht: Was an Schnittstellen im Markt gefordert wird und von uns noch nicht standardmäßig implementiert ist, entwickeln wir auf gezielte Anforderung hin direkt weiter.

Und wie sieht es im Bereich der Krankenkassen aus?

Bockelmann: Die Krankenkassenanbindung ist komplett vorhanden und tief in das System integriert. Wir pflegen sämtliche Kassen, Adressen, Kassen-IDs sowie neue Kassenverträge. Die elektronischen Kostenvoranschläge werden vollautomatisch erstellt, alle Preise und Positionen stets aktuell gehalten – und das durchgängig bis hin zur gesamten Dokumentation wie dem offiziellen Anpassbericht, der Empfangsbestätigung, dem Patientenbogen, der Mehrkostenerklärung sowie der direkten Selbstabrechnung mit den Kostenträgern.

Hirschfelder: Da wir diese Infrastruktur für die Augenoptik parallel benötigten, ist OPA 3 von Anfang an als branchenübergreifende Plattform gewachsen. Das macht die Nutzung vor allem für Mischbetriebe extrem leicht, während reine Akustiker ungenutzte Optik-Kacheln im System einfach mit einem Klick ausblenden.

Wie flexibel ist die Software bei den internen Zugriffsrechten und den täglichen Workflows?

Bockelmann: Unser feingliedriges Rechtesystem erlaubt individuelle Abstufungen für Gruppen wie Mitarbeiter oder Filialleiter, lässt sich aber bis auf Personenebene mit gezielten Sonderrechten konfigurieren. Darüber hinaus optimieren wir die täglichen Workflows im Betrieb gezielt durch intelligente Pflichtfelder, wie etwa die zwingende Abfrage einer gültigen E-Mail-Adresse bei der Neuanlage, um lästige Reibungsverluste und unnötige Fehlerquellen im Team von vornherein konsequent auszuschließen.

Ein gigantischer Hebel im kaufmännischen Bereich ist offenbar auch die Buchhaltung.

Bockelmann: Wir bieten eine DATEV-Anbindung, die im Bereich von Optik und Akustik branchenweit einzigartig und zertifiziert ist. In enger, direkter Abstimmung mit dem jeweiligen Steuerberater des Betriebs stellen wir einmalig die korrekte Kontierung ein. Danach werden Rechnungen, Belege und die kompletten Tagesabschlüsse vollautomatisiert übertragen, sodass der lästige Papierkram im Laden komplett entfällt und im kaufmännischen Alltag massiv Arbeitszeit eingespart wird.

Wie flexibel ist die Software dabei in ihrer Infrastruktur? Setzt ihr rein auf die Cloud?

Hirschfelder: Das Schöne ist: Das darf der Anwender ganz allein entscheiden. Anders als viele Mitbewerber am Markt haben wir ganz bewusst beide Welten ermöglicht. OPA 3 verfügt über eine hochmoderne Cloud-Architektur. Wer möchte, nutzt uns als klassische Cloud-Software, bei der alle Daten auf einem von uns gehosteten, hochgesicherten Server liegen. Wir können das System aber genauso als On-Premise-Lösung lokal beim Akustiker installieren. Wer seine Daten lieber im eigenen Laden behalten will, beantragt einfach eine feste IP-Adresse bei seinem Internetanbieter und betreibt seinen eigenen Cloud-Server. Für diese lokalen Installationen bieten wir eine automatisierte Cloud-Datensicherung an, die nachts alle Daten verschlüsselt auf unseren Sicherungsserver überträgt. Selbst als autarke, mobile Offline-Lösung auf einem Tablet funktioniert das System perfekt, weil im Hintergrund immer die gesamte Server-Struktur mitinstalliert wird.

Ein Thema, an dem heute niemand mehr vorbeikommt, ist Künstliche Intelligenz. Welche Rolle spielt KI bei Ihnen?

Hirschfelder: Eine immer größere, allerdings differenzierte Rolle. KI schreibt heute noch nicht unsere Software – und ich glaube auch nicht, dass sich ein Akustiker in zwei Jahren einfach per Prompt eine eigene Branchensoftware generieren lassen kann. Aber intern nutzen wir die KI extrem intensiv als hocheffizientes Werkzeug und virtuellen Mitarbeiter, um komplexe Modulkomponenten vorzuformulieren und die Software-Architektur stabiler und schneller voranzutreiben.

Bockelmann: Im täglichen Ladenalltag hingegen muss man klar trennen: Für wiederkehrende Prozesse wie automatisierte Krankenkassenschreiben, Nachfass-Mails oder das Mahnwesen benötigt man keine KI. Das sind klassische, extrem sauber programmierte Automatisierungsketten, die OPA 3 ohnehin vollautomatisch im Hintergrund löst. Wenn Sie ein Hörgerät verkaufen, legt das System im Hintergrund selbstständig Wiedervorlagen an und verschickt sechs Wochen oder ein Jahr später völlig autark die passende Service-E-Mail. Wir automatisieren alles, was digitalisierbar ist – nur das Papierrezept für die Krankenkasse müssen die Betriebe wegen der analogen Vorschriften aktuell noch selbst in den Drucker einlegen.

Viele Akustiker haben große Bedenken, bei einem Softwarewechsel plötzlich ohne schnellen Ansprechpartner dazustehen. Wie nehmt ihr ihnen diese Angst?

Hirschfelder: Wir verfolgen hier eine gesunde und nachhaltige Strategie. Wir kommen nicht mit einem lauten Hype an den Markt und wollen plötzlich hunderte Akustiker in einem einzigen Monat onboarden – das ergibt betriebswirtschaftlich keinen Sinn und würde unsere Support-Qualität massiv gefährden. Wir müssen in dieser Wachstumsphase eben auch ganz bewusst mal Nein sagen und Termine zeitlich strecken, da wir den Support parallel massiv ausbauen müssen. Unsere eiserne Devise war immer: Viel Support funktioniert nur mit einem guten Fundament. Aber genau deshalb haben wir in den vergangenen Jahren massiv investiert und können nun eine moderne Software anbieten. Meine persönliche Handynummer steht transparent auf der Website; wenn ein Kunde anruft, klingelt mein Telefon in der Regel direkt. Zudem ist bei uns jeder einzelne Entwickler eng und direkt mit Kunden im täglichen Austausch.

Ein Softwareumstieg ist auch mit Kosten verbunden. Wie sieht eure Preisphilosophie aus?

Hirschfelder: Partnerschaftlich und transparent. Unvorhersehbare Preissprünge gibt es bei uns nicht; wir passen die Softwarekosten jährlich exakt an die offizielle Inflationsrate des Statistischen Bundesamtes an.

Bockelmann: Zudem zahlen Betriebe über ein modulares System nur das, was sie wirklich nutzen. Die Software teilt sich in rund zwanzig Einzelmodule von der Kasse über die Statistik bis zum Marketing auf. Jedes Modul kostet einen fixen Monatsbetrag und kann vorab einen Monat lang kostenfrei im Alltag getestet werden.

Hirschfelder: Daher ist bei uns auch alles – ob Gesamtvertrag oder Einzelmodul – monatlich kündbar. Wir verzichten bewusst auf starre Laufzeiten und tragen das unternehmerische Risiko in der Support-intensiven Anfangsphase selbst. Wenn wir gute Arbeit leisten, bleiben unsere Kunden ohnehin über Jahrzehnte treu.

Meine Herren, vielen Dank für das Gespräch.